Stockage d’archives : comment conserver vos documents ?

Pourquoi conserver ses archives papiers ?

L’archivage ne consiste pas seulement à stocker vos documents. Il s’agit de les classer afin que chaque document soit rangé, et rapidement accessible, en cas de :

• Consultation régulière ou occasionnelle
• Vérification  par l’administration
• Procédures judiciaires

Il est donc crucial pour une entreprise de disposer, en interne ou en externe, d’un local d’archivage. 

Quels sont les différents types d’archives ?

On considère généralement qu’il existe 3 types d’archives papier :

• Archives courantes ou vivantes : ce sont des documents couramment consultés, ils doivent donc être aisément accessibles.
• Archives semi-vivantes : ces documents sont moins consultés, mais sont conservés à titre de référence ou de preuve, il s’agit de factures par exemple. Ils doivent rester accessibles en cas de besoin.
• Archives mortes ou historiques, ou encore « archives définitives » : il s’agit de documents qui ne sont plus utilisés, mais qui sont conservés pour leur valeur intrinsèque et pour la mémoire  d’une entreprise.

Quelles sont les durées légales de conservation des documents :

Les durées légales de conservation par type de document sont les suivantes :

• Documents commerciaux : de 2 à 5 ans
• Documents comptables : 10 ans à partir de la clôture de l'exercice
• Documents fiscaux : 7 ans

Quelques règles à respecter pour conserver durablement ses archives physiques :

• S’assurer que le lieu de stockage répond aux normes de sécurité anti-feu
• Maintenir dans le lieu de stockage une température de 18°C
• Veiller à ce que le local soit correctement ventilé
• Pour éviter le risque d’inondations, il est recommandé qu’aucune canalisation ne passe dans le local d’archivage
• Conserver les documents à l’abri de la lumière et de l'humidité
• Utiliser du matériel de stockage adapté : armoires de rangement, conteneurs, rayonnages adaptés à la nature des documents stockés (dossiers, classeurs, cartons, etc.) et préservant leur bon état
• Privilégier le rayonnage métallique et éviter le bois
• Laisser un espace de 25 cm minimum entre le plafond et la partie haute du rayonnage (ou le dessus des objets stockés) pour permettre une bonne circulation de l’air

Comment organiser son espace d’archivage physique

Pour organiser au mieux votre gestion des archives, il est indispensable de débuter par un audit d’évaluation auprès des collaborateurs utilisateurs des documents. Cet audit permet de lister les besoins et d’établir un plan d’archivage sur mesure. Il faudra notamment évaluer les fréquences de consultation des différents documents et détruire les archives qui ne sont plus à conserver. 

L’organisation de vos archives peut se dérouler en 4 étapes clés :

1. Répertorier et qualifier vos documents
2. Classer ces documents
3. Entreposer les documents et les rendre facilement consultables
4. Détruire les documents inutiles et archiver durablement les documents représentant la mémoire de l’entreprise