Archiefopslag : hoe bewaart u uw documenten ?

Waarom uw papieren archieven bewaren ?

Archiveren betekent niet alleen uw documenten opslaan maar ze ook classificeren, zodat elk document snel kan worden geraadpleegd in het geval van :

• Regelmatige of incidentele raadpleging
• Verificatie door de autoriteiten
• Juridische procedures

Het is daarom cruciaal voor een bedrijf om een intern of extern archief te hebben.

Wat zijn de verschillende soorten archieven ?

Er zijn over het algemeen 3 soorten papieren archieven :

• Dynamische archieven : hierin zitten documenten die vaak worden geraadpleegd, dus die gemakkelijk toegankelijk moeten zijn.
• Semi-dynamische archieven : hierin zitten documenten die minder vaak worden geraadpleegd, maar die worden bewaard voor naslagdoeleinden of als bewijs, zoals facturen. Ze moeten toegankelijk blijven wanneer nodig.
• Statische archieven, of "definitieve archieven" : hierin zitten documenten die niet meer worden gebruikt, maar die worden bewaard vanwege hun intrinsieke waarde en voor de historiek van een bedrijf.

Wat zijn de wettelijke bewaartermijnen voor documenten ?

De wettelijke bewaartermijnen voor elk type document zijn als volgt :

• Commerciële documenten : 2 tot 5 jaar
• Boekhoudkundige documenten : 10 jaar vanaf het einde van het boekjaar
• Fiscale documenten : 7 jaar

Hier zijn een paar regels om te volgen als u fysieke archieven lang wil bewaren :

• Zorg ervoor dat de opslaglocatie voldoet aan de brandveiligheidsnormen
• Zorg voor een opslagtemperatuur van 18°C
• Zorg ervoor dat de ruimte goed geventileerd is
• Om het risico op overstromingen te vermijden, is het aanbevolen dat er geen leidingen door de opslagruimte lopen
• Houd documenten uit de buurt van licht en vochtigheid
• Gebruik geschikte opslagmiddelen : kasten, containers, rekken aangepast aan de aard van de opgeslagen documenten (dossiers, mappen, kartonnen dozen, enz.) en houd ze in goede staat
• Geef de voorkeur aan metalen rekken en vermijd hout
• Laat minstens 25 cm ruimte tussen het plafond en de bovenkant van de rekken (of de bovenkant van de opgeslagen items) voor een goede luchtcirculatie

Hoe organiseert u uw fysieke archiefruimte ?

Om uw archiefbeheer zo goed mogelijk te organiseren, is het essentieel om te beginnen met het uitvoeren van een evaluatieaudit met de medewerkers die de documenten gebruiken. Aan de hand van deze audit kunt u uw behoeften inventariseren en een op maat gemaakt archiveringsplan opstellen. Het is met name nodig om te beoordelen hoe vaak de verschillende documenten worden geraadpleegd en om archieven te vernietigen die niet langer nodig zijn.

Er zijn 4 belangrijke stappen in het organiseren van uw archieven :

1. Uw documenten inventariseren en kwalificeren
2. Klasseren van deze documenten
3. Documenten gemakkelijk raadpleegbaar maken
4. Overbodige documenten vernietigen en documenten voor de bedrijfshistoriek op lange termijn archiveren